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對(duì)于活動(dòng)策劃公司者來(lái)說，活動(dòng)的前期策劃以及準(zhǔn)備至關(guān)重要，因此說，活動(dòng)沒有“彩排”，只有“現(xiàn)場(chǎng)直播”!公司活動(dòng)策劃者所策劃和推出的任何活動(dòng)：從最初的邀請(qǐng)到現(xiàn)場(chǎng)管理，都是所在公司形象的直接反映。無(wú)論你策劃的是新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、正式會(huì)議、促銷會(huì)，還是頒獎(jiǎng)典禮或籌款活動(dòng)，你都應(yīng)該牢記：成功策劃一個(gè)令人難忘的活動(dòng)的關(guān)鍵就是細(xì)節(jié)。
一個(gè)活動(dòng)的成功策劃涉及成千上萬(wàn)的細(xì)枝末節(jié)，而且每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)任何閃失。不論活動(dòng)的參加者是50人還是2000人，也不論預(yù)算是區(qū)區(qū)幾萬(wàn)元還是多達(dá)幾百萬(wàn)元，活動(dòng)的策劃和管理工作都如同在沒有保險(xiǎn)的情況下高空走鋼絲！
海報(bào)設(shè)計(jì)和舉辦一次活動(dòng)常常被比喻為執(zhí)導(dǎo)一部電影，無(wú)論它是一次普通會(huì)議，還是公司活動(dòng)、籌款活動(dòng)、正式會(huì)議、會(huì)展活動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)，或者其他特殊活動(dòng)。但實(shí)際上籌辦活動(dòng)更像在策劃一場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)直播的表演。它是一場(chǎng)高空走鋼絲而沒有安全網(wǎng)的表演，活動(dòng)一旦開始就沒有任何彌補(bǔ)的機(jī)會(huì)?；顒?dòng)必須一次性完成，不可能有預(yù)先排練。
你不可能喊：“停拍”，然后重新拍攝。拍電影時(shí)可以通過劇本預(yù)知未來(lái)，而活動(dòng)進(jìn)行中你就無(wú)法預(yù)測(cè)你的客人和供應(yīng)商們將怎樣相互打交道，怎樣做出反應(yīng)。不過你可以事先計(jì)劃，做一些準(zhǔn)備工作，以便隨時(shí)處理意外情況。不要忘記墨菲法則：可能會(huì)出錯(cuò)的事情一定會(huì)出錯(cuò)。
在一次婚禮上，一名女服務(wù)員不小心絆倒，把婚慶蛋糕倒扣在地上。幸好蛋糕上蓋著一層布，只破壞了最上面一層的圖案。蛋糕被馬上送回廚房用糖霜、鮮花和新娘花束上的薄紗重新裝飾一番，很快又可以登場(chǎng)拍照了。 雖然你不是在拍一部角逐奧斯卡獎(jiǎng)項(xiàng)的電影，但你是在創(chuàng)造一件可能會(huì)給別人留下永久回憶的作品。
任何一場(chǎng)活動(dòng)，無(wú)論是50人的小型活動(dòng)還是2000余人的大型活動(dòng)，應(yīng)該像電影制作那樣有詳細(xì)的“劇本”，活動(dòng)的預(yù)算也應(yīng)該詳盡明確。為各類會(huì)議、公司活動(dòng)、禮儀公司、新產(chǎn)品發(fā)布、模特公司、獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)和特殊活動(dòng)所作的預(yù)算少則幾萬(wàn)，多則可達(dá)幾十萬(wàn)甚至超出50萬(wàn)美元,進(jìn)行如此周密策劃的目的正如假日飯店的老標(biāo)語(yǔ)所言：“不可有意外的事情發(fā)生” 在你開始策劃之前，你首先應(yīng)決定是否該舉辦這次活動(dòng)？如果決定舉辦，那么就要決定活動(dòng)的規(guī)模，而活動(dòng)規(guī)模取決于兩個(gè)要術(shù)：資金和目標(biāo)，你能花多少錢？你應(yīng)做的第一件事是確定你能為活動(dòng)預(yù)備多少錢，即使最小型的活動(dòng)也必須有資金保證。你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)你的資金還不足以舉辦一場(chǎng)活動(dòng)。等待有足夠資金再舉辦活動(dòng)比活動(dòng)開始后因資金不足而擱淺要好得多，如果資金沒有問題，那么你必須提前決定能花多少錢，然后按照預(yù)算來(lái)策劃活動(dòng)。預(yù)先對(duì)費(fèi)用作粗略估算很有必要，因?yàn)橥ǔＯ纫@得上級(jí)部門對(duì)預(yù)算的批準(zhǔn)，活動(dòng)才能舉辦。
下面列出的初步預(yù)算的樣本，將幫助你粗略估算出舉辦活動(dòng)的主要費(fèi)用：成本的初步估算一般來(lái)說，你可以從供應(yīng)商那里獲取你想購(gòu)買的各種物品的書面報(bào)價(jià)，在初步預(yù)算得到批準(zhǔn)后這些價(jià)格將會(huì)確定下來(lái)，下面是一個(gè)初步預(yù)算的樣本，它包括以下主要費(fèi)用：邀請(qǐng)函、住宿、交通、會(huì)場(chǎng)租金、布置費(fèi)用、食品、飲料、擺花、裝飾、音樂、娛樂、發(fā)言人、舞臺(tái)布置、視聽設(shè)備、燈光、特殊效果、攝影師、座位卡、菜單、禮品、保險(xiǎn)、保安、勞務(wù)費(fèi)、電費(fèi)、宣傳材料、公關(guān)費(fèi)用、翻譯費(fèi)、郵寄和手續(xù)費(fèi)、海關(guān)、工作人員的工資、各種雜費(fèi)制作一份詳細(xì)的清單，暫且不計(jì)費(fèi)用，把所有可能需要的東西都包括進(jìn)去，然后用彩筆標(biāo)出其中必須列人的項(xiàng)目。剩下的項(xiàng)目可以在初步預(yù)算確定之后有選擇地補(bǔ)充進(jìn)去。如果你的初步成本估算只包括了必有的項(xiàng)目，而總成本卻超出了預(yù)算，那么你就應(yīng)該慎重考慮是否進(jìn)一步實(shí)施預(yù)定計(jì)劃。如果初步估算遠(yuǎn)未超過預(yù)算，你就可以開始添加那些備選項(xiàng)目了。
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